Googleフォームはアンケートや申し込みフォームを作成する際に便利なツールです。しかし、フォームの送信後に手動で返信するのは手間がかかります。そこで、Googleフォームを使って自動返信メールを送る方法を解説します。初心者の方でも簡単に設定できるように、STEP方式で詳しく説明していきます。
00:00 はじめに
02:22 Googleフォーム
06:53 Email Notifications for Google Forms
17:38 フォーム送信後の確認
18:50 活用例とまとめ
目次
1. Googleフォームを作成する
STEP1: Googleフォームを開く
- Googleフォームにアクセスします。
- 「空白のフォーム」を選択するか、テンプレートギャラリーから適切なテンプレートを選びます。
STEP2: フォームの内容を作成
- タイトルと説明を入力します。
- 質問項目を追加し、名前やメールアドレスなどの入力欄を作成します。
- 必須項目を設定するために、各質問の右下にあるスイッチをオンにします。
STEP3: 回答設定の確認
今回の本題は、ここからが大切です。設定から見ていきましょう。
- 上部メニューの「設定」タブをクリック。
- 「メールアドレスを収集する」をオンにします。
- 「回答のコピーを送信」を「常に表示」に設定します。
この設定はとても重要です。メールアドレスを収集しないと返信のメールは当然送ることが出来ません。また回答のコピーを送信については、任意でも構いません。ただたまに回答者がよく見ずに送信し、後から届かないと言ってくる場合があります。常に回答者には送ったほうが無難だと考えますが、あくまでも任意。
2. 自動返信のためのアドオンを追加
STEP1: アドオンをインストール
ここからはフォームを送信すると、自動でメールが送信される仕組みについて解説します。Email Notifications for Google Formsの解説です。
- Googleフォームの右上にある 「その他（⁝）」 をクリック。
- 「アドオンを取得」 を選択。
- 検索欄に 「Email Notifications for Google Forms」 と入力し、インストール。
アドオンとは追加の機能です。1日20件までは無料で自動送信します。
STEP2: アドオンの設定
- フォーム画面の右上に追加された**アドオンアイコン（パズルの形）**をクリック。
- 「Email Notifications for Google Forms」 を選択し、「Open App」 をクリック。
- 「Create New Notification」 を選択。
すぐに表示しない、あるいは表示しない場合があります。その場合、一度画面を戻してみましょう。「F５」でリロードすることが出来ますので、確認しましょう。
STEP3: メールのカスタマイズ
- 通知名（Notification Name）を入力。（例：「申し込み確認メール」）
- 送信者の名前（Sender Name） を入力。
- 送信者のメールアドレス（Sender Email Address）を確認。
- 件名（Email Subject） を「申し込みありがとうございます」に設定。
- 本文（Email Body） に、申込者名を差し込むために
{{Name}}などのプレースホルダーを活用。
動画では、 Email Recipients ではなく、From Respondent に✔をいれて Submitter Email Address としています。
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3. 自動返信メールに添付ファイルを追加
STEP1: Googleドライブにファイルをアップロード
- Googleドライブを開く。
- 自動返信メールで送信したいファイルをアップロード。
- 右クリックして 「共有」 を選択し、「リンクを知っている全員にアクセスを許可」 に設定。
- リンクをコピー。
STEP2: メールに添付リンクを追加
- アドオンのメール本文編集画面で、コピーしたリンクを追加。
- 「Save & Activate」 をクリック。
4. フォーム送信後の確認
STEP1: テスト送信
- 実際にフォームを開き、テスト用のデータを入力。
- 「送信」 をクリック。
- 受信したメールを確認し、内容が正しく送信されているかチェック。
STEP2: 自動返信メールの動作確認
- 申込者が入力したメールアドレスにメールが届いているか確認。
- 添付ファイルやリンクが正しく機能するかテスト。
5. 活用例と発展的な使い方
活用例
Googleフォーム自動返信機能活用例
Googleフォームの自動返信機能は、ビジネス以外でも多くの場面で便利に活用できます。以下にいくつかの具体的なシーンをご紹介します。
1. 家族や友人とのイベント管理
- 同窓会の出欠確認: Googleフォームで参加可否を募り、申し込んだ人に自動返信で詳細情報を送ります。
- 誕生日会・パーティーの参加受付: 参加申込をした人に自動で場所や持ち物の案内を送ります。
- 旅行の参加募集: 参加希望者にスケジュールや注意事項を自動送信します。
2. コミュニティ活動
- 町内会・自治会のアンケート: 回答後に「ご協力ありがとうございました！」とお礼メールを送信します。
- ボランティア活動の参加募集: 申し込み後に集合場所や持ち物リストを自動で送ります。
- 趣味のサークルや教室の受付: 申し込みした人にスケジュールや注意点を自動送信します。
3. 教育・学習
- オンライン学習の申し込み: 申し込んだ人に授業のURLや教材を自動送信します。
- 読書会や勉強会の参加受付: 参加者に課題図書や事前準備の案内を送ります。
- 家庭教師や習い事の予約: 予約が完了したら日時や支払い方法を自動返信します。
4. 個人間のやりとり
- お礼や連絡の自動返信: 例えば「写真を送ってください」などの依頼フォームを作り、送信後に「ありがとうございます！後日お返事します」と自動返信します。
- 簡単なQ&A対応: よくある質問をフォームで受け付け、定型文で自動返信します。
5. 災害時や緊急連絡
- 安否確認フォーム: 回答者に「回答を受け付けました、ありがとう」と自動返信します。
- 支援物資の受付: 物資を受け付けた人に「受け取りました」と自動返信します。
このように、Googleフォームの自動返信機能は、日常生活のさまざまな場面で大変便利に役立ちます。
- イベント申し込み：イベント参加者に詳細情報やZoomリンクを自動送信。
- オンライン学習：教材や動画URLを自動返信。
- 社内アンケート：アンケート回答者に結果を自動送信。
- カスタマーサポート：問い合わせ受付メールの自動送信。
発展的な使い方
- Google Apps Script（GAS） を活用して、より高度なカスタマイズを行う。
- 条件分岐 を設定し、入力内容に応じた異なるメールを送信。
- 有料版アドオン を導入し、1日の送信制限（無料版は20通まで）を回避。
まとめ
Googleフォームと「Email Notifications for Google Forms」アドオンを活用することで、フォーム送信者に対して自動返信メールを送ることが可能です。手動で返信する手間を省き、ビジネスやイベント管理の効率を向上させましょう。
このように、Googleフォームを使って自動返信メールを設定することで、アンケートや申し込み対応をスムーズに行うことができます。ぜひ今回の方法を活用してみてください！
注意点
- 無料で自動送信する数に制限があります。1日20件までです。それ以上送られるような場合には有料サービスに加入しましょう。
- 下図のように、本文にてAll Answersを差し込むことでフォーム内容を返信メールにて確認が出来ます。Googleフォームで回答者のコピーフォームを送るのチェックとかぶるので必要がないと考えたら表示しなくてもいいかもしれませんね。
▼アンケート・イベント参加申込書などに【Googleフォーム】
