困ってませんか？業者から送られてくるメールを簡単拒否｜Gmail最高の使い方PC版

「気づいたら受信トレイが未読メールでいっぱいになっていた」「メルマガや広告メールが多すぎて、大事な連絡が埋もれてしまう」——そんなお悩み、ありませんか。

先日、パソコンでGmailを開いてみたら、私自身も「これは処理しなければ」というメールが1234通も溜まっていました。しかもよく見ると、そのほとんどはすでに開封済み。つまり「読んだのに、片付けていないだけ」の状態だったんです。

実はこれ、とても身近な例えで考えると分かりやすくなります。メールというのは、ご自宅に届く手紙のようなもの。玄関の外にポストがありますよね。開封したお手紙を、そのままずっとポストの中に入れっぱなしにしている——今日ご紹介するのは、まさにそんな状態から抜け出すための方法です。

この記事では、動画でもご紹介した「メルマガの一括登録解除」「ラベルによる自動振り分け」「アーカイブでの整理」「スター付きの活用」という4つの方法を、パソコン版のGmailを使って順番に解説していきます。ひとつずつ試していただくだけで、驚くほど受信トレイがスッキリしますので、ぜひ最後までお付き合いください。

メールが溜まる原因の多くは「メルマガ」

お買い物をしたときや、何かのサービスに登録したときに、その後もずっと届き続けるメール。これを「メールマガジン（メルマガ）」と呼びます。

一通ずつ削除していくのはとても大変ですし、そもそも新しいメルマガがまた届いてしまえば、いたちごっこになってしまいます。そこでまずご紹介したいのが、こうしたメルマガをまとめて登録解除する方法です。

メルマガを一括で登録解除する方法（パソコン版）

Gmailの画面左側にあるメニューから「もっと見る」をクリックします。ここは普段隠れている項目なので、見落としがちな場所です。
表示されたメニューの中から「配信登録を管理」を選びます。
すると、今までご自身が登録してきたメルマガの一覧が、ずらっと表示されます。「こんなにたくさん登録していたのか」と驚かれる方も多いところです。
もう届かなくてよいものについては「メーリングリストの登録解除」をクリック。確認画面が出てきますので、そこでもう一度「登録解除」を選べば完了です。

ここで大切なのは、これは「会員をやめる」こととは違うという点です。あくまで「自動的に届くお知らせメールを止める」という操作なので、サービスそのものの利用はそのまま続けられます。ただし、サービスによっては、まれに「これで会員も退会になります」というケースもゼロではないため、内容をよく確認してから解除していただくと安心です。

もう一つの方法として、届いたメールを一通ずつ開いたときに、画面上部に表示される「登録解除」ボタンを使うやり方もあります。5件ずつ、あるいは1件ずつと、ご自身のペースで進めても問題ありません。まとめて処理したい場合は「配信登録を管理」の画面から、じっくり確認しながら進めたい場合は届いたメールから、というように使い分けていただくとよいでしょう。

大事な相手だけは「ラベル」で自動的に振り分ける

メルマガを止める一方で、「これは今後もちゃんと届いてほしい」というメールもありますよね。私の場合は、飼っている犬に関するお店からのお知らせがそれにあたります。

こうした「消したくないけれど、受信トレイにずっと置いておくと目立ってしまう」メールは、「ラベル」という機能を使って、いわば専用の引き出しに分けて整理しておくことができます。

ラベルで自動振り分けする方法

整理したいメールを開き、右上にある「その他（縦に3つ並んだ丸のアイコン）」をクリックします。
メニューの中から「メールの自動振り分け設定」を選びます。
相手のメールアドレスが自動的に入力された状態で、「フィルターを作成」をクリックします。
「ラベルを付ける」にチェックを入れ、あわせて「他の◯件にも一致するフィルターを適用する」にもチェックを入れておきます。こうしておくことで、これまでに届いていた同じ相手からのメールも、まとめて同じラベルに振り分けられます。
ラベルがまだない場合は「新しいラベル」を選び、自分が分かりやすい名前を付けます。例えば「犬の名前＋関係のお店」のように、後から見て一目で分かる名前にしておくのがおすすめです。
「作成」をクリックすれば、ラベルの完成です。

一度この設定をしておけば、同じ相手からのメールは、これ以降ずっと自動的にそのラベルへ振り分けられていきます。受信トレイの中に混ざっていた大事な相手からのメールが、専用の場所にきちんと整理されていくイメージです。ラベルは、家庭にたとえるなら「引き出しに名前を付けて分類している」ような感覚に近いかもしれません。

処理が終わったメールは「アーカイブ」でスッキリ整理

ラベル分けができたら、次は受信トレイそのものを片付けていきましょう。ここで大切になるのが「削除」と「アーカイブ」の違いです。

「削除」は、そのメールをゴミ箱に入れて、いずれ完全に消してしまう操作です。一方「アーカイブ」は、メールを消すのではなく、いわば本棚にしまうようなイメージの操作になります。受信トレイという「ポスト」からは見えなくなりますが、メールそのものはきちんと残っていて、ラベルを付けているメールであれば、そのラベルの棚を開ければいつでもまた確認できます。

アーカイブで整理する方法

処理が終わったメールにチェックを入れます。複数まとめて選んでも構いません。
「アーカイブ」のアイコンをクリックします。
受信トレイからは見えなくなりますが、削除されたわけではありません。ラベルを付けているメールであれば、左側のメニューにあるラベル名をクリックすると、そこにきちんと保管されています。

「もう見なくていいもの」を毎回すべて削除する必要はなく、アーカイブを使うことで「受信トレイはスッキリ、でも記録はちゃんと残る」という状態を作ることができます。私自身、ラベル付きのメールはアーカイブしておき、必要なときだけラベルを開いて確認する、という使い方をしています。

一時的に大事なメールは「スター」を付けておく

最後にご紹介するのは、「ラベルを作るほどではないけれど、今だけは大事に取っておきたい」というメールへの対処法です。

例えば私の場合、家族で成人式に参加するために取った宿泊予約のメールがこれにあたりました。ずっとラベルで分類しておくような内容ではありませんが、当日までは絶対になくしたくない、うっかり削除してしまいたくない、という大切なメールですよね。

こうしたメールには「スター」を付けておくのがおすすめです。

スターの使い方

大事にしておきたいメールの左側にある星のマークをクリックします。これで「スター付き」に登録されます。
その後、受信トレイからはアーカイブして問題ありません。スターを付けておけば、アーカイブしても迷子になることはありません。
用事が済んだら、「スター付き」の一覧からそのメールを開いて、もう一度星のマークをクリックしてスターを外します。その後、必要であれば削除、あるいはそのままアーカイブしておけば完了です。

ラベルを作るほどではない「期間限定で大事なメール」には、このスター機能がとても便利です。私も予約確認や締め切りのあるお知らせなど、期間が決まっているものにはよくこの方法を使っています。