【Gmail活用術】長期休暇も安心！自動返信（不在通知）設定でスマートに対応しよう！

皆さん、こんにちは！いよいよ夏本番、お盆休みなど長期のお休みを控えている方も多いのではないでしょうか？お仕事関係のメールも、お休み中となるとすぐに返信できないことがありますよね。そんな時に便利なのが、Gmailの「自動返信（不在通知）」機能です！

この機能を設定しておけば、メールを送ってくれた相手の方も「今はお休み中で、いつ頃から返信がもらえるかな」と状況を把握でき、とても親切です。今回は、Gmailで自動返信を設定する方法を詳しくご紹介します。

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自動返信設定のメリット

返信漏れを防ぐ: 休暇中に来たメールにも自動で応答し、相手に状況を伝えられます。
相手への配慮: 相手は返信が遅れる理由を理解でき、無用な心配や催促を避けられます。
効率的な運用: 休暇中に一通ずつ返信する手間が省けます。

設定方法：

それでは、Gmailを開いて早速設定していきましょう！

Gmailの「設定」を開く:

Gmailの画面右側にある歯車のマーク（設定アイコン）をクリックします。
次に、「すべての設定を表示」をクリックします。
「全般」タブを選択し、「不在通知」を探す:
- 設定画面に移動したら、たくさんのメニュータブがありますが、「全般」タブが開いていることを確認します。
- 画面を一番下までスクロールしていくと、「不在通知」という項目があります。
不在通知を「オン」にする:
- 「不在通知はオフになっています」と表示されている場合、メールが届いても自動返信されません。
- 「不在通知をオン」にチェックを入れます。
期間を設定する:
- 自動返信を「いつからいつまで」有効にするかを設定します。
- 開始日と終了日をカレンダーから選択できます。
件名とメッセージ本文を作成する:
- メッセージ本文:
- 【自動返信】休暇中のご連絡について
  平素よりお世話になっております。いなわくTVの川島でございます。ただいま ○年○月○日〜 ○年○月○日の期間、休暇をいただいております。この間にいただいたメールにつきましては、○月○日以降、順次ご返信いたします。お急ぎの場合は、恐れ入りますが下記までご連絡ください。（担当：○○　メール：xxxx@example.com　電話：000-0000-0000）ご不便をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
  - 休暇期間: 「〇月〇日から〇月〇日まで休暇をいただいております」のように、いつからいつまで休暇であるかを明確に書きます。重要な日付は太字にするなど、装飾を加えると分かりやすくなります。
  - 返信開始日: 「〇月〇日より順次返信させていただきます」のように、いつからメールの確認や返信を再開するのかを記載すると親切です。
  - 緊急連絡先（任意）: お急ぎの場合のために、連絡のつく別のメールアドレスや電話番号を記載することも検討しましょう（状況によります）。
「連絡先に登録されているユーザーのみに返信」を設定する
- メッセージ本文の下に「連絡先に登録されているユーザーのみに返信する」というチェックボックスがあります。
- このチェックボックスには必ずチェックを入れることを強くおすすめします！
- 知らない企業や関係のない相手にも自動返信してしまうと、ご自身の不在状況を不必要に知らせてしまうことになります。連絡先に登録されている方、つまり普段からやり取りのある方に限定することで、不要な情報開示を防ぎ、かつ必要な相手にはしっかり通知できます。
変更を保存する:
すべての設定が完了したら、必ず画面下部の「変更を保存」をクリックしてください。