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住所録作成講座(初心者)テーブルって何?

Excel入門。住所録を作りながらExcelを学ぼう。住所録は会社では顧客台帳・学校や塾など、生徒名簿などを作ることはよくあります。しっかりとした住所録が作ってあればその先に差し込み文書を作成したり様々なシーンでの応用が出来ます。Excelをしっかり学べて実用的な講座です。

今回の講座のめあて

●日付を和暦に変更する
●経過年数を計算する関数 Datedif関数
テーブルとは何かを覚える
●today関数

住所録作成全講座の内容

日付を和暦にする

生年月日が和暦表示
生年月日が和暦表示

前回までの生年月日はs57.9.8といったような表記をしていました。日本語で「しょうわ57ねん9がつ8にち」と入力するとかなりキーボードを打つことになります。それよりも入力規則でカーソルが置かれた瞬間日本語入力をOFFにして、「s57.9.8」とキーボードを打つのに3分の1ほどの数だけで日付の入力をすることができます。そのほうがいいのはわかっていても、やはり昭和といったように和暦表示にしたいですね。その様な場合にExcelでは表示する形式を設定することが出来ます。この様にExcelでは和暦になっているセルをクリックし、数式バーで確認すると、日付の表示になっているのがわかります。データは日付であるが、見た目は和暦といったように実際に印刷物などのような表記とは異なることがよくあります。Wordの様に印刷して見た目そのままというのでは、エクセルはないということです。

和暦

セルの書式設定は、いくつか表示する方法があります。自分の好きな表示方法で良いですが、よく使うダイアログボックスなのでショートカットキーなど覚えておくのが良いでしょう。

セルの書式設定を表示させる

  • Controlキーを押しながら「1」を押下
  • 右クリックし、「セルの書式設定
  • ホーム」タブの「書式」を押下し、「セルの書式設定
和暦の設定方法
  1. セルの範囲を選択
  2. ホーム」タブの「書式」を押下し、「セルの書式設定
  3. 表示形式」タブの「分類」で日付を選択
  4. カレンダーの種類を「和暦
  5. 「OK」ボタン

経過年数を計算する

年齢を返すには、生まれた日から何年経過したか?ということを計算します。生年月日を「I列」で入力されているので、今日まで何年が経過したか?と計算し、そこに「歳」という文字を表示させます。

MEMO
経過した年数を返す関数はDAITEDIF関数を使います。この関数は、関数のダイアログボックスには表示されません。手入力にて式を入れます。
関数挿入

DATEDIF関数の引数は、3つ

  1. 1つめの引数は、いつからか(生年月日)
  2. 2つめの引数は、いつまでか(今日)
  3. 3つめの引数は、(単位)

となります。引数の年の単位はYearのYを使います。Yには”(ダブルクォーテーション)で前後をくくる決まりがあります。

また、再「●歳」とするために、&”歳”とします。文字列もダブルクォーテーションでくくります。

Y、M、D、YM、MD、YD などがあります。
警告: DATEDIF “md” 引数を使うことはお勧めしません。これは、正しくない結果が計算される可能性があります。

Today関数

今日を返す関数はToday関数です。カッコ内は何も入れません。小文字でも大文字でも構いません。これでいつもパソコンを開くたびに本日の日付が表示されるようになります。

注意
パソコンの管理している日付を返します。画面の右下に日付が表示されていますね。その日付を変更設定することが出来るのですが、そもそもそこを変更してあればその日付が本日だとパソコンは認識してしまいます。Excelで正しく挿入して式を書いても、開くパソコンの日付ということになるのです。

テーブル

あの食卓の四角/長方形のテーブルイメージ
あの食卓の四角/長方形のテーブルイメージ

テーブルとは表をイメージしています。データがテーブルになることで集計しやすくなったり、表全体を1行おきに色づけするなどして見やすくすることができます。

注意
一度テーブルにしたものを通常の表(範囲)にしても設定された書式はそのまま消えずに残っています。残った書式は一度テーブル解除しているのでそこから並べ替えなどを行うと書式がそのまま残り見栄えはよくありません。

テーブルに変換

表にしたいデータの中でどこかクリックしておきましょう。テーブルを作る条件を今回はまだ説明していませんので、この段階ではクリックしておくよりも、テーブルにしたい範囲をドラッグして選択しておくほうで良いと思います。

テーブル
  1. 範囲を選択しておく
  2. 「挿入」タブから「テーブル」をクリック
  3. ダイアログボックスから、範囲と✔の確認をし
  4. 「OK」ボタン

ダウンロードデータ

今回までの完成見本