条件付き書式❶土日に色を付ける｜期限が近づくと色が変わる｜健康記録で異常値を強調

家計簿をつけていても、こんな経験はありませんか。

「今月、使いすぎた日ってどこだったかしら」

そう思って、あとから数字をじーっと目で追いかけて探す。これ、地味に疲れる作業なんですよね。

提出物の締め切りや、保険の更新日を、うっかり忘れてしまったこと。血圧や体温を記録していても、「この数字って高いんだっけ、普通なんだっけ」と、ぱっと見て判断できずに困ったこと。

こうした「あとから探す」「見てもよくわからない」という悩みを、まとめて解決してくれるのが、今回ご紹介する 条件付き書式 という機能です。

Excelゆっくりコース第25回では、この条件付き書式を使って、身近な3つの表を実際に作りながら練習しました。今日のブログでは、その内容を振り返りながら、文章でもポイントを整理しておきますね。

条件付き書式って、結局なにをする機能なの？

名前を聞くと、なんだか難しそうに感じてしまう機能ですよね。でも、やっていることはとてもシンプルです。

一言でいえば、「もし〇〇だったら、色を変えてね」とExcelにお願いするだけの機能です。

条件を決めて、その条件に見合った書式（色や文字の見た目）をつける。それだけなんです。むずかしい計算式をたくさん覚える必要はありません。

これができるようになると、表を見た瞬間に、大事な部分がパッと目に飛び込んでくるようになります。数字を一つひとつ読まなくても、色を見ただけで「あ、ここが大事だ」とわかる。これが条件付き書式の一番の魅力です。

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基本操作でいちばん大事なこと

条件付き書式には、覚えておくべき「型」があります。それは、色をつけたい範囲を、先に選択しておくということです。

実はここ、初心者の方がとても忘れやすいポイントなんです。「条件付き書式のボタンを押してから、範囲を考えよう」としてしまうと、うまく設定できません。「ここに色をつけたい」という範囲を、先に指でなぞるようにドラッグして選んでおく。この順番を、ぜひ覚えておいてください。

範囲を選んだら、「ホーム」タブにある「条件付き書式」のボタンをクリックします。ここにはいくつかのメニューが並んでいて、線で区切られていますが、これは意味合いの違うグループに分かれているというサインです。今回は、その中でもよく使う3つの機能を練習しました。

練習その1：家計簿で「使いすぎた日」を赤くする

まず作ったのは、日付・曜日・項目・支出額が並んだ支出管理表です。

最初に試したのは、曜日の列に「土」「日」という文字が入っていたら、それぞれ違う色をつけるという設定でした。「セルの強調表示ルール」から「文字列」を選び、「土」という文字を指定して、色を決めるだけ。これだけで、土曜日と日曜日が一目でわかる表になります。

続いて本題です。支出額が3,000円を超えたら、自動で赤くなるようにしてみましょう。

やり方は、先ほどと同じ流れです。「セルの強調表示ルール」から「指定の値より大きい」を選び、「3000」と入力するだけ。カンマを入れる必要はありません。数字だけで大丈夫です。これで、3,000円を超えた日だけが赤く目立つようになります。

数字はあとから自由に変えられますので、「うちはもう少し厳しくしたいから2,000円にしよう」「これくらいなら5,000円でいいかな」と、ご自分の生活に合わせて調整してみてください。

ちなみに、条件付き書式は「ドル記号」がつくことで、範囲が固定されることがあります。もし思った通りに動かないときは、F4キーを数回押すと固定が外れますので、覚えておくと便利です。

もし色を消したくなったら、範囲を選択して「条件付き書式」から「ルールのクリア」を選べば、元の状態に戻せます。失敗を怖がらずに、どんどん試してみてくださいね。

おまけ：データバーやアイコンセットも便利です

条件付き書式には、色をつける以外にも「データバー」「カラースケール」「アイコンセット」というメニューがあります。

データバーは、セルの中に棒グラフのような横棒を表示して、金額の大小を直感的に見せてくれる機能です。カラースケールは、数字の大小をグラデーションの色合いで表現します。アイコンセットは、上向き・下向きの矢印や、信号のようなマークで、評価をひと目で伝えてくれます。

今回の支出管理表であれば、データバーを使うと、どの日にどれくらい使ったかが、数字を読まなくても一瞬でわかるようになります。気になる方は、ぜひ試してみてください。

練習その2：期限が近い日付を、黄色で知らせてもらう

次に作ったのは、やることの項目と、期限日が並んだ表です。これを、期限まで1週間以内に近づいたら、自動で黄色くなるように設定しました。

これは、冷蔵庫に貼ってある賞味期限のシールとよく似ています。私たちは、期限が近づいた食品に気づいて「そろそろ食べなきゃ」と思いますよね。この表も同じように、期限が近づいたものだけ、自分から色をつけて知らせてくれるようになるんです。

設定の手順は、少しだけ他と違います。「条件付き書式」から「新しいルール」を選び、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選びます。

ここで使うのが、「TODAY」という関数です。これは「今日の日付」を表す、とてもシンプルな関数です。むずかしく考えなくて大丈夫。「期限日から、今日を引いた数が、7以下だったら色をつけてね」という意味の式を作るだけです。

具体的には、「=期限日のセル-TODAY()<=7」というような式になります。この式を入れておけば、パソコンを開くたびに、Excelが自動で「今日」を基準に計算しなおしてくれます。ですから、日付が変わっても、いちいち自分で確認する必要はありません。

一度期限が過ぎて、その項目を消してしまっても、新しい日付を入れれば、また同じように色がついてくれます。一度作っておけば、ずっと使い続けられる仕組みというわけですね。

練習その3：健康記録で「いつもと違う数字」に気づく

最後に作ったのは、血圧や体温を記録する表です。

ここでは、上の血圧が140を超えたら、目立つ色をつけるように設定しました。手順は、家計簿のときと同じ「指定の値より大きい」を使います。

さらに一歩進んだ使い方として、「指定の範囲内」というルールもご紹介しました。たとえば「120から140までは正常」という基準を決めて、その範囲に入っている数字だけ緑色にする、といった使い方です。正常な範囲には緑、それを超えたら赤、というように、2つのルールを組み合わせることで、より見やすい表を作ることができます。